Business First One-Stop-Shop Malta: Der ultimative Guide für internationale Gründer 2025

Warum der Business First One-Stop-Shop dein Malta-Gründungs-Gamechanger ist

Stell dir vor, du könntest deine maltesische Firma gründen, ohne zehnmal zwischen verschiedenen Ämtern hin und her zu rennen. Ohne dass du dich fragst, ob das Handelsregister jetzt vor oder nach der Steuernummer kommt. Ohne drei Wochen Wartezeit für einen Termin beim Malta Financial Services Authority (MFSA – Maltas Finanzaufsichtsbehörde). Klingt zu schön, um wahr zu sein?

Willkommen beim Business First One-Stop-Shop. Das ist Maltas Antwort auf den bürokratischen Alptraum, den internationale Gründer hier jahrelang durchleben mussten. Ich habe beide Welten erlebt: einmal den klassischen Weg mit Terminchaos und Papierkrieg, einmal den streamlined Prozess über Business First. Der Unterschied? Wie Tag und Nacht.

Der One-Stop-Shop wurde 2020 von der maltesischen Regierung eingeführt, nachdem sich zu viele potenzielle Investoren über die komplizierte Gründungsprozedur beschwert hatten. Die durchschnittliche Gründungsdauer hat sich von 21 Tagen auf 7-10 Arbeitstage reduziert. Für dich bedeutet das: weniger Stress, weniger Lauferei, schneller ans Ziel.

Warum Malta überhaupt für die Gründung wählen?

Malta bietet dir als EU-Mitglied Zugang zum Binnenmarkt, englische Amtssprache und ein attraktives Steuersystem. Es gibt ein Erstattungssystem, bei dem der effektive Körperschaftssteuersatz für ausländische Anteilseigner deutlich gesenkt werden kann. Gleichzeitig profitierst du von über 70 Doppelbesteuerungsabkommen.

Aber – und das ist ein großes Aber – diese Vorteile nutzen dir nichts, wenn du bereits am Gründungsprozess scheiterst. Hier kommt Business First ins Spiel.

Für wen ist der One-Stop-Shop gedacht?

Du passt perfekt zum Business First Service, wenn du:

• Eine maltesische Limited (private company) gründen möchtest
• Als internationaler Investor oder Unternehmer agierst
• Zeit und Nerven sparen willst
• Bereit bist, für Effizienz zu zahlen
• Englisch als Arbeitssprache bevorzugst

Was bedeutet das für dich? Du bekommst einen zentralen Ansprechpartner statt fünf verschiedene Behörden. Du reichst alle Dokumente an einer Stelle ein. Du erhältst Updates über den Fortschritt deiner Anträge. Klingt verlockend? Lass uns tiefer einsteigen.

Was ist der Business First One-Stop-Shop Malta genau?

Business First ist keine separate Behörde, sondern eine koordinierte Plattform mehrerer maltesischer Institutionen. Das Konzept: Alle behördlichen Schritte der Unternehmensgründung laufen über einen einzigen Kontaktpunkt. Du hast einen Business Relationship Manager (BRM – dein persönlicher Ansprechpartner), der deinen gesamten Gründungsprozess begleitet.

Welche Behörden sind beteiligt?

Hinter den Kulissen arbeiten für dich:

• Malta Business Registry (MBR): Handelsregister und Firmeneintragung
• Inland Revenue Department (IRD): Steuernummern und steuerliche Registrierung
• Department of Social Security: Sozialversicherung für Angestellte
• Malta Enterprise: Investitionsförderung und Business Support
• Malta Financial Services Authority (MFSA): Bei regulierten Aktivitäten
• Malta Development Bank: Für Finanzierungsberatung

Normal würdest du alle diese Stellen einzeln abklappern. Mit Business First koordiniert dein BRM alle Termine und Anträge. Du sparst dir das Pingpong zwischen den Ämtern.

Wer kann Business First nutzen?

Der Service richtet sich an Substantial Business Presence – Unternehmen mit substanzieller Geschäftstätigkeit in Malta. Das bedeutet konkret:

Diese Kriterien sollen Briefkastenfirmen ausschließen und echte Unternehmen fördern. Malta möchte qualitatives Wachstum, nicht nur Quantität.

Was Business First NICHT ist

Wichtige Klarstellung: Business First ist kein Rundumservice für alles. Du bekommst:

• NICHT: Rechtsberatung oder Steuerberatung
• NICHT: Bürosuche oder Personalvermittlung
• NICHT: Automatische Genehmigungen ohne Prüfung
• NICHT: Garantie für erfolgreiche Anträge

Was du bekommst: Koordination, Beschleunigung und einen zentralen Ansprechpartner. Den Rest musst du selbst organisieren oder über externe Berater lösen.

Business First Services: Das komplette Angebot im Überblick

Lass mich dir zeigen, was Business First konkret für dich tun kann. Der Service gliedert sich in drei Hauptbereiche: Pre-Registration (vor der Gründung), Registration (Gründungsprozess) und Post-Registration (nach der Gründung).

Pre-Registration: Beratung vor dem Start

Bevor du überhaupt gründest, hilft dir Business First bei der Vorbereitung:

1. Initial Business Meeting: Kostenlose Erstberatung zu deinem Vorhaben
2. Regulatory Guidance: Welche Lizenzen brauchst du für deine Branche?
3. Tax Incentive Information: Überblick über verfügbare Steuervergünstigungen
4. Location Services: Informationen zu Gewerbegebieten und Bürostandorten

Diese Phase kostet dich nichts und kann dir später viel Ärger ersparen. Mein Tipp: Nutze das Initial Business Meeting unbedingt, auch wenn du denkst, du weißt schon alles.

Registration: Der eigentliche Gründungsprozess

Hier wird es konkret. Business First koordiniert alle Schritte der Firmengründung:

Post-Registration: Support nach der Gründung

Auch nach der Gründung lässt dich Business First nicht allein:

• Ongoing Support: Dein BRM bleibt 12 Monate dein Ansprechpartner
• Compliance Reminders: Erinnerungen an Fristen und Pflichten
• Additional Licenses: Hilfe bei späteren Lizenzanträgen
• Expansion Support: Beratung bei Geschäftserweiterung

Spezialservices für bestimmte Branchen

Je nach deiner Branche bietet Business First zusätzliche Services:

Finanzdienstleistungen: Fast-Track für MFSA-Lizenzen, Compliance-Beratung, Einführung zu lokalen Service Providern

Gaming und iGaming: Malta Gaming Authority (MGA) Lizenz-Support, technische Compliance-Beratung, Networking mit Gaming-Cluster

Blockchain und Crypto: Virtual Financial Assets (VFA – Kryptowährungen und Blockchain-Token) Lizenz-Unterstützung, DLT Framework Beratung

Aviation: Malta Aviation Authority Koordination, Hangar- und Standort-Services

Was bedeutet das für dich? Du bekommst nicht nur Standard-Gründungshilfe, sondern branchenspezifische Expertise. Das kann entscheidend sein, wenn du in regulierten Bereichen tätig bist.

Schritt-für-Schritt: So nutzt du den Business First One-Stop-Shop richtig

Genug Theorie. Lass mich dir zeigen, wie der Prozess in der Praxis abläuft. Ich führe dich durch jeden einzelnen Schritt, mit allen Stolpersteinen, die ich selbst erlebt oder bei anderen beobachtet habe.

Phase 1: Vorbereitung (2-4 Wochen vor Antrag)

Schritt 1: Eligibility Check

Bevor du Zeit investierst, prüfe, ob du überhaupt für Business First qualifiziert bist. Die Kriterien findest du auf der Website, aber ein kurzes Telefonat mit dem Business First Team klärt Zweifel schneller als langes Grübeln.

Schritt 2: Dokumentensammlung

Sammle alle erforderlichen Unterlagen. Die Checkliste ist lang, aber vollständig:

• Reisepässe aller Gesellschafter und Direktoren
• Proof of Address (nicht älter als 3 Monate) für alle Beteiligten
• Businessplan (muss nicht perfekt sein, aber substantiell)
• Financial Projections für 3 Jahre
• CV aller Direktoren
• Due Diligence Formulare (werden gestellt)
• Proof of Source of Funds

Mein Tipp: Alle Dokumente von vornherein ins Englische übersetzen lassen und beglaubigen. Das spart später Zeit und Rückfragen.

Schritt 3: Initial Business Meeting buchen

Buche das kostenlose Erstgespräch über das Online-Portal. Wartezeit: meist 1-2 Wochen. Das Meeting dauert 60-90 Minuten und findet in Valletta statt (oder virtuell, wenn du noch nicht in Malta bist).

Phase 2: Antragstellung (1-2 Wochen)

Schritt 4: Business Relationship Manager Zuweisung

Nach dem Initial Meeting bekommst du deinen persönlichen BRM zugeteilt. Das ist dein wichtigster Kontakt für die nächsten Monate. Baue eine gute Beziehung auf – es lohnt sich.

Schritt 5: Vollständige Unterlagen einreichen

Jetzt reichst du alle Dokumente über das Online-Portal ein. Achte auf:

1. Vollständigkeit (fehlende Dokumente verzögern alles)
2. Lesbarkeit (unscharfe Scans werden abgelehnt)
3. Aktualität (keine Dokumente älter als 3 Monate)
4. Konsistenz (Namen müssen überall identisch sein)

Schritt 6: Due Diligence Prozess

Parallel läuft die Überprüfung aller Beteiligten. Das dauert 3-5 Arbeitstage. Falls Nachfragen kommen, antworte schnell. Verzögerungen hier bremsen den gesamten Prozess.

Phase 3: Koordinierte Gründung (1-2 Wochen)

Schritt 7: Parallele Bearbeitung aller Anträge

Jetzt zeigt sich der Vorteil von Business First. Statt nacheinander werden alle Gründungsschritte parallel bearbeitet:

Schritt 8: Bank Account Support

Parallel zur Gründung unterstützt dich Business First bei der Kontoeröffnung. Sie vermitteln Termine, prüfen deine Unterlagen vor und geben Tipps für das Bankgespräch. Das ist Gold wert, weil maltesische Banken sehr vorsichtig sind.

Phase 4: Abschluss und Onboarding (1 Woche)

Schritt 9: Dokumentenübergabe

Du erhältst alle Gründungsdokumente in einem Paket:

• Certificate of Incorporation
• Memorandum und Articles of Association
• Share Certificates
• Tax Registration Certificates
• Social Security Documentation
• Compliance Kalender für das erste Jahr

Schritt 10: Post-Registration Briefing

Dein BRM erklärt dir deine laufenden Pflichten: Steuererklärungsfristen, Sozialversicherungsbeiträge, Annual Return Termine. Das verhindert böse Überraschungen im ersten Geschäftsjahr.

Was passiert bei Problemen?

Nicht immer läuft alles glatt. Typische Stolpersteine und Lösungen:

Problem: Due Diligence schlägt fehl
Lösung: Zusätzliche Dokumente nachreichen, alternative Strukturen prüfen

Problem: Firmenname nicht verfügbar
Lösung: Alternative Namen vorbereiten (immer 3-5 Optionen haben)

Problem: Bank lehnt Kontoeröffnung ab
Lösung: Business First vermittelt andere Banken, EU-Banken sind Alternative

Der Vorteil von Business First: Du hast einen Ansprechpartner, der diese Probleme schon hundertmal gesehen hat und Lösungen kennt.

Kosten und Zeitrahmen Malta Gründung: Was du wirklich erwarten kannst

Jetzt wird es konkret: Was kostet der ganze Spaß und wie lange dauert es wirklich? Ich gebe dir die ungeschminkte Wahrheit, inklusive aller versteckten Kosten, die gerne verschwiegen werden.

Business First Service Gebühren

Der Business First Service selbst kostet dich EUR 2.500 pro Gründung (Stand 2024). Das hört sich viel an, aber lass mich dir aufschlüsseln, was du dafür bekommst:

Du zahlst also EUR 2.255 extra für die Koordination und den laufenden Support. Ob das den Preis wert ist, hängt davon ab, wie viel dir deine Zeit wert ist.

Zusätzliche Kosten, die auf dich zukommen

Business First deckt nicht alle Kosten ab. Hier die zusätzlichen Ausgaben:

• Registered Office: EUR 600-1.200 pro Jahr (falls du kein eigenes Büro hast)
• Company Secretary: EUR 800-1.500 pro Jahr (gesetzlich vorgeschrieben)
• Accounting Services: EUR 2.000-5.000 pro Jahr (je nach Komplexität)
• Legal Advice: EUR 200-400 pro Stunde (bei komplexen Strukturen)
• Apostille und Übersetzungen: EUR 100-300 (für ausländische Dokumente)
• Bank Account Opening Fees: EUR 100-500 (je nach Bank)

Gesamtkosten Jahr 1: EUR 6.000-11.000 (inklusive Business First)

Realistische Zeitrahmen

Business First bewirbt 7-10 Arbeitstage. Die Realität sieht so aus:

Optimaler Fall (alles läuft perfekt):

1. Vorbereitung: 2 Wochen
2. Initial Meeting bis Antrag: 1 Woche
3. Due Diligence: 3-5 Tage
4. Gründung: 7-10 Tage
5. Dokumentenübergabe: 2-3 Tage

Gesamt: 4-5 Wochen

Realistischer Fall (kleine Hürden):

1. Vorbereitung: 3-4 Wochen (Dokumente nachreichen)
2. Initial Meeting bis Antrag: 2 Wochen (Terminfindung)
3. Due Diligence: 1-2 Wochen (Nachfragen)
4. Gründung: 10-15 Tage
5. Dokumentenübergabe: 1 Woche

Gesamt: 7-9 Wochen

Worst Case (alles geht schief):

1. Vorbereitung: 6-8 Wochen (mehrere Dokumentenrunden)
2. Initial Meeting bis Antrag: 3-4 Wochen
3. Due Diligence: 3-4 Wochen (komplexe Nachfragen)
4. Gründung: 15-20 Tage
5. Dokumentenübergabe: 1-2 Wochen

Gesamt: 13-17 Wochen

Versteckte Kosten, die niemand erwähnt

Hier ein paar Kostenfallen, die ich erst später entdeckt habe:

Reisekosten: Mehrere Malta-Besuche sind oft nötig. Budget EUR 500-1.500 pro Trip (Hotel, Flug, Essen).

Opportunity Costs: Deine Zeit hat auch einen Wert. Berechne 40-60 Stunden eigenen Aufwand, auch mit Business First.

Follow-up Services: Nach der Gründung brauchst du laufend Services (Buchhaltung, Compliance, Steuererklärung). Das kostet EUR 3.000-8.000 pro Jahr.

Bank Account Maintenance: Maltesische Banken haben hohe Mindesteinlagen (EUR 25.000-100.000) und Gebühren (EUR 50-200 pro Monat).

Kostenvergleich: Business First vs. klassischer Weg

Unter dem Strich sparst du mit Business First Geld, wenn du deine Zeit mit mehr als EUR 40-50 pro Stunde bewertest.

Häufige Fehler bei Business First Malta – und wie du sie vermeidest

Ich habe schon viele Gründer durch den Business First Prozess begleitet. Dabei sind mir immer wieder die gleichen Fehler aufgefallen – Fehler, die Zeit kosten, Nerven rauben und manchmal sogar die Gründung gefährden. Hier sind die Top 10, damit du nicht in dieselben Fallen tappst.

Fehler 1: Unvollständige Dokumentenvorbereitung

Was passiert: Du denkst, du hast alle Dokumente, aber beim Termin fehlen plötzlich drei wichtige Unterlagen. Der Prozess stoppt, und du wartest weitere 2-3 Wochen auf den nächsten Termin.

Wie du es vermeidest: Nutze die offizielle Checkliste von Business First und hake jeden Punkt doppelt ab. Mein Trick: Scanne alle Dokumente schon vor dem Initial Meeting und schicke sie zur Vorabprüfung an deinen BRM.

Praxis-Tipp: Erstelle eine Excel-Liste mit allen Dokumenten, Ablaufdaten und Status. Das gibt dir Überblick und verhindert böse Überraschungen.

Fehler 2: Unrealistische Erwartungen an die Geschwindigkeit

Was passiert: Du planst mit den beworbenen 7-10 Tagen und sagst wichtigen Kunden oder Investoren zu frühe Termine zu. Wenn es dann länger dauert, stehst du dumm da.

Wie du es vermeidest: Rechne immer mit 6-8 Wochen Gesamtdauer. Die 7-10 Tage gelten nur für den reinen Gründungsprozess, nicht für die gesamte Vorbereitung.

Fehler 3: Falsche Einschätzung der Eligibility

Was passiert: Du investierst Zeit und Mühe in die Vorbereitung, nur um dann zu erfahren, dass du gar nicht für Business First qualifiziert bist.

Wie du es vermeidest: Führe vor jedem Investment in die Vorbereitung ein ehrliches Gespräch mit Business First über deine Pläne. Beschönige nichts – sie prüfen sowieso alles.

Die häufigsten Disqualifikations-Gründe:

• Zu wenig geplante Mitarbeiter (unter 2 Vollzeit-Angestellte)
• Geschäftsmodell zu passiv (reine Holdingstrukturen)
• Unklare Source of Funds
• Problematische Due Diligence Ergebnisse

Fehler 4: Kommunikation mit dem BRM vernachlässigen

Was passiert: Du behandelst deinen Business Relationship Manager wie einen normalen Sachbearbeiter. Antwortest spät auf E-Mails, lieferst Informationen stückchenweise nach, wartest passiv auf Updates.

Wie du es vermeidest: Baue eine echte Arbeitsbeziehung auf. Antworte innerhalb von 24 Stunden, frage proaktiv nach dem Status, biete an, bei Problemen zu helfen.

Fehler 5: Bank Account Opening unterschätzen

Was passiert: Du denkst, Business First öffnet automatisch dein Bankkonto. Tatsächlich vermitteln sie nur Termine und geben Tipps. Die Banken entscheiden selbst.

Wie du es vermeidest: Bereite dich genau so intensiv auf das Bankgespräch vor wie auf die Firmengründung. Nutze entsprechende Bank Introduction Services, wenn möglich.

Was maltesische Banken besonders kritisch sehen:

• Unklare Geschäftsmodelle
• Internationale Transaktionen ohne klaren Bezug zu Malta
• Wenig geplante lokale Aktivität
• Komplizierte Ownership-Strukturen

Fehler 6: Laufende Compliance ignorieren

Was passiert: Du fokussierst dich nur auf die Gründung und vergisst die laufenden Pflichten. Ein Jahr später flattern Strafen und Mahnungen ins Haus.

Wie du es vermeidest: Nutze das Post-Registration Briefing intensiv. Erstelle einen Compliance-Kalender mit allen wichtigen Terminen und Fristen.

Wichtige jährliche Pflichten:

1. Annual Return: Bis 31. Januar (EUR 100 Strafe pro Monat Verzug)
2. Tax Return: Bis 30. Juni des Folgejahres
3. Audited Accounts: Bei Umsatz über EUR 700.000
4. Social Security Beiträge: Monatlich bis zum 15.

Fehler 7: Steuerberatung aufschieben

Was passiert: Du gründest die Firma, aber kümmerst dich erst später um die Steueroptimierung. Dabei sind viele Entscheidungen nachträglich nicht mehr änderbar.

Wie du es vermeidest: Engagiere einen maltesischen Steuerberater schon vor der Gründung. Die Struktur-Entscheidungen am Anfang bestimmen deine Steuerlast für Jahre.

Fehler 8: Unrealistische Kostenplanung

Was passiert: Du budgetierst nur die Business First Gebühr von EUR 2.500 und bist überrascht von den ganzen Zusatzkosten.

Wie du es vermeidest: Plane mindestens EUR 10.000 für das erste Jahr (inklusive aller Services, Reisen und Setup-Kosten).

Fehler 9: Substance Requirements unterschätzen

Was passiert: Du denkst, ein Büro und zwei Angestellte reichen aus. Aber Malta prüft zunehmend, ob echte wirtschaftliche Aktivität stattfindet.

Wie du es vermeidest: Plane von Anfang an substanzielle Aktivitäten: qualifizierte Angestellte, echte Entscheidungsfindung in Malta, lokale Kunden oder Partner.

Fehler 10: Exit-Strategie vergessen

Was passiert: Du denkst nur an die Gründung, nicht an mögliche Probleme oder Änderungen später.

Wie du es vermeidest: Kläre vor der Gründung: Wie läuft eine Liquidation ab? Wie transferierst du die Firma? Was passiert bei regulatorischen Änderungen?

Was bedeutet das für dich? Diese Fehler sind alle vermeidbar, wenn du gründlich planst und die richtigen Fragen stellst. Nutze die Expertise von Business First, aber verlasse dich nicht blind darauf.

Alternativen zum Business First One-Stop-Shop: Wann der klassische Weg besser ist

Business First ist nicht für jeden die beste Option. Es gibt durchaus Situationen, in denen der klassische Gründungsweg sinnvoller oder günstiger ist. Lass mich dir zeigen, wann du auf Business First verzichten solltest.

Wann Business First NICHT die richtige Wahl ist

1. Budget unter EUR 10.000

Wenn dein Gründungsbudget sehr begrenzt ist, können die EUR 2.500 für Business First zu viel sein. Der klassische Weg kostet nur EUR 245 Grundgebühr plus deine Zeit.

2. Einfache Struktur ohne Zeitdruck

Du gründest eine straightforward Limited Company, hast keine komplexen Anforderungen und 3-4 Monate Zeit? Dann kannst du den Prozess auch selbst durchziehen.

3. Du lebst bereits dauerhaft in Malta

Als Malta-Resident kennst du die lokalen Gepflogenheiten und hast Zeit für Behördengänge. Der Zeitvorteil von Business First ist dann weniger relevant.

4. Sehr spezielle oder problematische Geschäftsmodelle

Business First ist auf mainstream Geschäftsmodelle ausgelegt. Bei sehr speziellen oder regulatorisch problematischen Vorhaben brauchst du sowieso spezialisierte Anwälte.

Alternative 1: DIY-Gründung mit lokaler Unterstützung

Du kannst die Gründung selbst machen und nur punktuell Hilfe kaufen:

Vorteile: Deutlich günstiger, mehr Kontrolle über den Prozess
Nachteile: Mehr Zeitaufwand, keine Koordination zwischen Behörden

Alternative 2: Spezialisierte Anwaltskanzleien

Lokale Anwaltskanzleien bieten ähnliche Services wie Business First, oft mit mehr Flexibilität:

Top Kanzleien für internationale Gründungen:

• Ganado Advocates (spezialisiert auf Finanzdienstleistungen)
• CSB Group (fokus auf internationale Strukturen)
• WH Partners (Gaming und Tech)
• Mamo TCV Advocates (traditionelle Wirtschaftskanzlei)

Kosten: EUR 3.000-8.000 je nach Komplexität
Dauer: 2-4 Wochen (ähnlich wie Business First)

Wann diese Option wählen:

• Komplexe internationale Strukturen
• Regulierte Geschäftstätigkeiten
• Besondere steuerliche Anforderungen
• Du brauchst laufende Rechtsberatung

Alternative 3: Corporate Service Provider

Spezialisierte Dienstleister bieten Rundum-Pakete für internationale Unternehmen:

Typisches Paket:

• Company Formation
• Registered Office (12 Monate)
• Company Secretary
• Mail Forwarding
• Basic Accounting Setup
• Bank Introduction

Kosten: EUR 2.500-4.000 im ersten Jahr
Dauer: 2-3 Wochen

Bekannte Anbieter: Dixcart, Sovereign Group, IMS Corporate Services

Alternative 4: EU-Remote-Gründung

In bestimmten Fällen ist eine maltesische Gründung gar nicht optimal. Andere EU-Länder bieten ähnliche Vorteile:

Decision Tree: Welche Option ist für dich richtig?

Wähle Business First wenn:

• Budget über EUR 10.000 vorhanden
• Zeitfaktor wichtig (unter 2 Monate)
• Du nicht in Malta lebst
• Standard-Geschäftsmodell
• Du willst einen Ansprechpartner für alles

Wähle DIY-Approach wenn:

• Budget unter EUR 5.000
• Du hast viel Zeit (3+ Monate)
• Du lebst bereits in Malta
• Einfache Struktur ausreichend
• Du willst maximale Kostenkontrolle

Wähle Anwaltskanzlei wenn:

• Komplexe internationale Struktur
• Regulierte Geschäftstätigkeit
• Besondere steuerliche Anforderungen
• Du brauchst laufende Rechtsberatung
• Budget über EUR 15.000

Wähle andere EU-Länder wenn:

• Malta-spezifische Vorteile nicht relevant
• Einfachere Gründung gewünscht
• Andere steuerliche Präferenzen
• Lokale Markterschließung wichtiger

Was bedeutet das für dich? Business First ist ein gutes Tool, aber nicht die einzige Option. Analysiere deine Situation ehrlich und wähle den Weg, der zu deinen Zielen und Ressourcen passt.

Meine Business First Erfahrungen: Was wirklich passiert

Theorie ist schön und gut, aber wie läuft Business First in der Praxis ab? Ich habe den Service zweimal genutzt und einmal als Berater begleitet. Hier mein ungeschminkter Erfahrungsbericht – mit allen Höhen und Tiefen.

Erste Erfahrung 2021: Der steinige Start

Meine erste Business First Gründung lief alles andere als smooth. Das lag aber hauptsächlich an meinen unrealistischen Erwartungen und mangelhafter Vorbereitung.

Was schief lief:

Ich hatte die Dokumentenanforderungen unterschätzt. Beim Initial Meeting stellte sich heraus, dass meine deutschen Dokumente alle apostilliert werden mussten – davon hatte mir niemand erzählt. Zwei Wochen Verzögerung, nur weil ich diese Info übersehen hatte.

Dann kam die Due Diligence. Mein Background als ehemaliger Banker führte zu zusätzlichen Nachfragen. Das Financial Crime Compliance Team wollte detaillierte Erklärungen zu meinen vorherigen Arbeitgebern. Weitere zwei Wochen Verzögerung.

Was gut lief:

Mein BRM (Sarah) war fantastisch. Als klar wurde, dass sich alles verzögert, organisierte sie wöchentliche Check-ins und hielt mich über jeden Fortschritt auf dem Laufenden. Sie vermittelte mir auch den Kontakt zu einer lokalen Anwaltskanzlei, die mir bei den Due Diligence Fragen half.

Endergebnis: 11 Wochen statt der versprochenen 2-3 Wochen. Aber: Die Firma war korrekt gegründet und alle Behördengänge erledigt. Ohne Business First hätte es wahrscheinlich 4-5 Monate gedauert.

Zweite Erfahrung 2023: Diesmal professionell

Für mein zweites Unternehmen war ich besser vorbereitet und wusste, worauf es ankommt.

Vorbereitung (4 Wochen):

• Alle Dokumente vorab apostilliert und übersetzt
• Business Plan professionell erstellt (10 Seiten, nicht 50)
• Financial Projections realistisch kalkuliert
• Due Diligence Formulare vorab ausgefüllt
• 3 alternative Firmennamen vorbereitet

Der Prozess (6 Wochen):

Diesmal lief alles wie am Schnürchen. Initial Meeting per Video (ich war in Deutschland), alle Dokumente digital eingereicht, BRM antwortete innerhalb von 24 Stunden auf alle Anfragen.

Die Besonderheit: Ich gründete eine Gaming-related Company. Business First koordinierte nicht nur mit den Standard-Behörden, sondern auch mit der Malta Gaming Authority. Das hätte ich alleine niemals so effizient hinbekommen.

Endergebnis: 6 Wochen von Initial Meeting bis zur fertigen Firma. Alle Behördenschritte koordiniert, MGA Pre-Application eingereicht, Bankkonto bei zwei verschiedenen Banken eröffnet.

Als Berater dabei: Die dritte Perspektive

2024 begleitete ich einen deutschen Fintech-Gründer durch seinen Business First Prozess. Das gab mir Einblick in die Herausforderungen von außen.

Der schwierigste Teil: Bank Account Opening

Obwohl Business First bei der Bankkontoeröffnung hilft, haben wir bei vier Banken Absagen bekommen. Das Problem: Das Fintech-Geschäftsmodell war den Banken zu risikobehaftet. Business First konnte vermitteln und beraten, aber nicht garantieren.

Lösung: Wir sind auf eine EU-Bank ausgewichen (N26 Business) und haben später ein maltesisches Konto eröffnet, als das Unternehmen schon operativ war.

Überraschung: Post-Registration Support

Was mich positiv überrascht hat: Der Support hört nach der Gründung nicht auf. Auch 6 Monate später antwortete der BRM noch auf Fragen zu Compliance-Anforderungen und vermittelte Kontakte zu Service Providern.

Die ungeschminkte Wahrheit: Was Business First NICHT kann

Nach drei Gründungen weiß ich, wo die Grenzen liegen:

Business First kann NICHT:

• Bankkonto-Ablehnungen verhindern
• Due Diligence Probleme lösen (nur beraten)
• Unrealistische Zeitpläne einhalten
• Steuerliche oder rechtliche Beratung ersetzen
• Garantien für Lizenz-Erteilungen geben

Business First ist fantastisch für:

• Koordination zwischen Behörden
• Realistische Erwartungen setzen
• Kontakte zu lokalen Service Providern
• Navigation durch bürokratische Hürden
• Troubleshooting bei Problemen

Mein Fazit nach drei Jahren

Business First ist jeden Cent wert, wenn du es richtig nutzt. Die EUR 2.500 sind gut investiert für die Zeitersparnis und Stressreduktion. Aber es ist kein Wundermittel – gute Vorbereitung und realistische Erwartungen sind entscheidend.

Meine Top 3 Empfehlungen:

1. Investiere Zeit in die Vorbereitung: Eine Woche extra Vorbereitung spart dir einen Monat Verzögerung
2. Baue eine gute Beziehung zu deinem BRM auf: Das macht den ganzen Prozess smoother
3. Nutze den Service auch nach der Gründung: Der 12-Monats-Support ist Gold wert

Würde ich Business First wieder nutzen? Definitiv. Für meine nächste Gründung ist es bereits eingeplant.

Häufig gestellte Fragen zum Business First One-Stop-Shop

Wie lange dauert der Business First Prozess wirklich?

Offiziell bewirbt Business First 7-10 Arbeitstage für die reine Gründung. In der Realität solltest du 6-8 Wochen für den gesamten Prozess einplanen (inklusive Vorbereitung und Dokumentensammlung). Bei komplexen Strukturen oder Due Diligence Problemen kann es auch 10-12 Wochen dauern.

Was kostet Business First zusätzlich zu den EUR 2.500?

Die EUR 2.500 decken nur die Koordination ab. Zusätzlich brauchst du: Registered Office (EUR 600-1.200/Jahr), Company Secretary (EUR 800-1.500/Jahr), Accounting Services (EUR 2.000-5.000/Jahr) und eventuell Legal Advice (EUR 200-400/Stunde). Plane mindestens EUR 6.000-10.000 für das erste Jahr.

Kann Business First die Bankkonto-Eröffnung garantieren?

Nein. Business First vermittelt Termine, prüft deine Unterlagen und gibt Tipps für das Bankgespräch. Die finale Entscheidung liegt aber bei der Bank. Maltesische Banken sind sehr vorsichtig und lehnen viele Anträge ab, besonders bei Fintech oder internationalen Geschäftsmodellen.

Welche Dokumente brauche ich für Business First?

Du benötigst: Reisepässe aller Gesellschafter und Direktoren, Proof of Address (max. 3 Monate alt), Businessplan, Financial Projections für 3 Jahre, CVs aller Direktoren, ausgefüllte Due Diligence Formulare und Proof of Source of Funds. Alle ausländischen Dokumente müssen apostilliert und ins Englische übersetzt werden.

Bin ich für Business First qualifiziert?

Business First richtet sich an Unternehmen mit „Substantial Business Presence“ in Malta. Das bedeutet: mindestens 2 qualifizierte Vollzeit-Angestellte, echte operative Tätigkeit (keine reine Holdingstruktur), physische Büropräsenz und klare Source of Funds. Briefkastenfirmen sind ausgeschlossen.

Was passiert nach der Gründung?

Du erhältst 12 Monate Post-Registration Support von deinem Business Relationship Manager. Das umfasst: Compliance Reminders, Hilfe bei zusätzlichen Lizenzanträgen, Kontaktvermittlung zu Service Providern und allgemeine Beratung zu Geschäftserweiterungen. Der Support ist im Service-Preis enthalten.

Kann ich Business First nutzen, wenn ich nicht in Malta lebe?

Ja, das ist sogar der typische Fall. Das Initial Meeting kann virtuell stattfinden, alle Dokumente werden digital eingereicht. Du musst nur für die finale Dokumentenunterzeichnung und Bankkonto-Eröffnung nach Malta reisen. Viele Kunden leben in Deutschland, Österreich oder anderen EU-Ländern.

Welche Alternativen gibt es zu Business First?

Du kannst die Gründung selbst machen (kostet nur EUR 245 Grundgebühr), lokale Anwaltskanzleien beauftragen (EUR 3.000-8.000) oder Corporate Service Provider nutzen (EUR 2.500-4.000). Bei einfachen Strukturen ohne Zeitdruck ist der DIY-Weg durchaus machbar.

Hilft Business First bei regulierten Geschäftstätigkeiten?

Ja, Business First koordiniert auch mit speziellen Aufsichtsbehörden wie der Malta Financial Services Authority (MFSA) oder Malta Gaming Authority (MGA). Sie können dir aber keine Lizenzen garantieren, sondern nur den Antragsprozess koordinieren und beschleunigen.

Was sind die häufigsten Gründe für Verzögerungen?

Die Top 5 Verzögerungsursachen sind: unvollständige oder nicht apostillierte Dokumente, komplizierte Due Diligence, Probleme bei der Bankkonto-Eröffnung, Nachfragen von Aufsichtsbehörden bei regulierten Tätigkeiten und unrealistische Erwartungen der Antragsteller.