Malta-Strukturen dokumentieren: Was internationale Finanzbehörden sehen wollen – Compliance-Dokumentation

Stell dir vor: Du sitzt in deinem Steuerberater-Büro in München, die Malta-Holding läuft seit drei Jahren perfekt, und plötzlich flattert ein Brief vom Bundeszentralamt für Steuern ins Haus. „Nachweis der wirtschaftlichen Substanz Ihrer maltesischen Beteiligung“ steht da. Dein Magen zieht sich zusammen – was genau wollen die sehen?

Ich kenne dieses Gefühl. Nach fünf Jahren Malta-Erfahrung und unzähligen Gesprächen mit internationalen Steuerberatern kann ich dir eines versprechen: Die richtige Dokumentation ist der Unterschied zwischen einer entspannten Prüfung und monatelangem Papierkram. Heute zeige ich dir exakt, welche Unterlagen internationale Finanzbehörden bei Malta-Strukturen sehen wollen.

Warum Malta-Strukturen unter der Lupe stehen

Malta ist kein Geheimtipp mehr. Seit der EU-Mitgliedschaft 2004 und den attraktiven Steuerregeln haben sich hier viele Unternehmen niedergelassen. Das Problem? Mit der Popularität kam auch die Aufmerksamkeit der internationalen Steuerbehörden.

Der Wandel seit 2018: Von Vertrauen zur Prüfung

Früher reichte es, eine maltesische Gesellschaft zu gründen und die lokalen Regeln zu befolgen. Heute schauen deutsche, österreichische und schweizerische Finanzbehörden genau hin. Der Grund liegt in drei internationalen Entwicklungen:

• Common Reporting Standard (CRS): Automatischer Informationsaustausch zwischen EU-Ländern seit 2017
• BEPS-Initiative (Base Erosion and Profit Shifting): OECD-Regeln gegen aggressive Steuerplanung
• EU-Missbrauchsrichtlinie: Strengere Substanzerfordernisse seit 2020

Was bedeutet das für dich? Deine Malta-Struktur wird nicht mehr isoliert betrachtet, sondern im Kontext deines gesamten internationalen Steuer-Setups.

Die neue Realität: Transparenz ist Pflicht

Ich erinnere mich an einen Klienten aus Hamburg, der 2019 eine Überprüfung seiner Malta-Holding durchlief. Seine Anwältin konnte alle angeforderten Dokumente binnen 48 Stunden liefern – die Prüfung war nach zwei Wochen beendet. Ein anderer Fall aus derselben Zeit: Unvollständige Dokumentation führte zu einer 18-monatigen Auseinandersetzung mit dem Finanzamt.

Der Unterschied lag nicht in der Steuerstruktur selbst, sondern in der Qualität der Dokumentation.

Malta-Strukturen verstehen: Mehr als nur Steuersparen

Bevor wir in die Dokumentations-Details eintauchen, lass uns klären, was Malta-Strukturen eigentlich sind und warum sie legitimate Geschäftszwecke verfolgen können.

Typische Malta-Strukturen in der Praxis

Die klassische Malta-Struktur besteht meist aus drei Komponenten:

1. Malta-Holding: Besitzt Beteiligungen an operativen Gesellschaften
2. Betriebsstätte oder Tochtergesellschaft: Führt das operative Geschäft
3. Intellectual Property (IP) Struktur: Verwaltet Marken, Patente oder Know-how

Ein Beispiel aus meinem Bekanntenkreis: Marco, italienischer Software-Entwickler, hat seine App-Entwicklung über eine Malta-Struktur organisiert. Seine maltesische Holding besitzt die Software-IP, während die operative Entwicklung in Italien stattfindet. Legitimer Zweck? Zentrale EU-weite Verwaltung seiner wachsenden App-Familie.

Warum Malta attraktiv ist (und bleibt)

Die Kunst liegt darin, diese Vorteile zu nutzen, ohne in die Falle der reinen Steuervermeidung zu tappen.

Die internationale Compliance-Landschaft 2025

Die Regeln ändern sich schnell. Was 2020 noch akzeptabel war, kann heute problematisch sein. Hier die wichtigsten Compliance-Rahmenwerke, die deine Malta-Struktur betreffen:

Common Reporting Standard (CRS): Der automatische Datenaustausch

Seit 2017 tauschen EU-Länder automatisch Kontoinformationen aus. Das bedeutet: Dein deutsches Finanzamt weiß über deine maltesischen Konten Bescheid. Die gute Nachricht? Das ist völlig legal, solange du ordnungsgemäß deklarierst.

Was wird gemeldet?

• Kontostände zum Jahresende
• Zinserträge und Dividenden
• Veräußerungserlöse aus Finanzanlagen
• Sonstige relevante Einkünfte

BEPS-Initiative: 15 Aktionspunkte gegen Steuerverkürzung

Die OECD-Initiative „Base Erosion and Profit Shifting“ zielt darauf ab, Gewinnverlagerung zu verhindern. Für Malta-Strukturen besonders relevant:

• Aktionspunkt 3: Hinzurechnungsbesteuerung (CFC-Rules)
• Aktionspunkt 6: Missbrauchsverhinderung in Doppelbesteuerungsabkommen
• Aktionspunkt 7: Vermeidung der Umgehung des Betriebsstättenstatus

EU-Missbrauchsrichtlinie (ATAD): Substanz wird wichtiger

Die EU-Anti-Tax-Avoidance-Directive von 2019 verschärfte die Substanzerfordernisse erheblich. Der Kern: Eine Gesellschaft muss echte wirtschaftliche Aktivität entfalten, um steuerliche Vorteile zu beanspruchen.

Was bedeutet das konkret? Ein maltesisches Postfach-Unternehmen ohne eigene Mitarbeiter oder Büros wird heute nicht mehr anerkannt.

Kerndokumentation: Was Finanzbehörden wirklich sehen wollen

Jetzt wird es praktisch. Nach hunderten von Compliance-Prüfungen bei Malta-Strukturen kristallisieren sich bestimmte Dokumenten-Kategorien heraus, die Finanzbehörden immer wieder anfordern.

Gesellschaftsrechtliche Grunddokumentation

Das Fundament jeder Prüfung bilden die Gründungsunterlagen. Hier muss alles wasserdicht sein:

• Certificate of Incorporation: Das maltesische Pendant zum Handelsregisterauszug
• Memorandum and Articles of Association: Satzung der Gesellschaft
• Aktuelle Mitgliederliste: Wer besitzt wie viele Anteile?
• Gesellschafterbeschlüsse: Alle wichtigen Entscheidungen dokumentiert
• Geschäftsführerbestellung: Rechtliche Vertretungsbefugnis

Kleiner Tipp aus der Praxis: Ich führe für jede Malta-Struktur einen „Corporate Housekeeping“-Ordner. Alle Beschlüsse werden sofort abgeheftet, Änderungen umgehend eingetragen. Das spart bei Prüfungen Wochen.

Steuerliche Compliance-Dokumentation

Malta hat ein duales Steuersystem, das für Außenstehende komplex wirkt. Umso wichtiger ist saubere Dokumentation:

Economic Substance Dokumentation

Hier wird es knifflig. „Economic Substance“ bedeutet: Deine Malta-Gesellschaft muss echte wirtschaftliche Aktivität zeigen. Klingt abstrakt? Lass mich konkret werden:

• Mietverträge oder Eigentumsnachweis: Wo sitzt das Unternehmen physisch?
• Arbeitsverträge: Wer arbeitet tatsächlich für die Gesellschaft?
• Geschäftsführungsprotokoll: Wo werden Entscheidungen getroffen?
• Bankauszüge: Welche Geschäftstransaktionen laufen über Malta?
• Rechnungsstellung: Von wo aus wird fakturiert?

Ein Beispiel: Petra aus Wien betreibt E-Commerce über eine Malta-Holding. Ihre Substanz-Dokumentation umfasst das Büro in Sliema (Mietvertrag), zwei Teilzeit-Angestellte (Arbeitsverträge), monatliche Board Meetings (Protokolle) und die zentrale Zahlungsabwicklung über maltesische Konten.

Substanz-Nachweis: Der Schlüssel zur Anerkennung

Der Substanz-Nachweis ist das Herzstück moderner Compliance. Ohne glaubwürdige wirtschaftliche Substanz läuft keine Malta-Struktur mehr durch die Prüfung.

Die vier Säulen der wirtschaftlichen Substanz

Nach EU-Rechtsprechung und OECD-Guidelines gibt es vier Kernbereiche, die dokumentiert werden müssen:

1. Physische Präsenz in Malta

Deine Gesellschaft braucht eine echte Adresse – nicht nur ein Postfach. Das bedeutet:

• Büroräume oder angemietete Geschäftsflächen
• Dokumentierte Nutzung dieser Räume
• Ausstattung entsprechend der Geschäftstätigkeit

Was funktioniert nicht mehr? Co-Working-Spaces oder geteilte Büros ohne dedizierte Bereiche. Finanzbehörden erkennen solche Konstruktionen als „Briefkasten-Lösungen“.

2. Qualifiziertes Personal

Menschen machen den Unterschied. Deine Malta-Gesellschaft benötigt Mitarbeiter mit entsprechender Qualifikation:

• Mindestens ein Vollzeit-Geschäftsführer in Malta
• Fachkräfte entsprechend der Geschäftstätigkeit
• Dokumentierte Arbeitszeiten und Tätigkeiten

„Aus meiner Beratungspraxis: Ein maltesischer Nominee-Director, der 50 andere Gesellschaften betreut, reicht heute nicht mehr aus. Finanzbehörden schauen genau hin, wie viel Zeit tatsächlich für dein Unternehmen aufgewendet wird.“

3. Tatsächliche Geschäftsführung

Die wichtigsten Entscheidungen müssen in Malta getroffen werden. Das umfasst:

• Strategische Planungen
• Investitionsentscheidungen
• Risikomanagement
• Wichtige Vertragsabschlüsse

Dokumentation erfolgt durch Protokolle von Board Meetings, E-Mail-Verkehr und Entscheidungsvorlagen.

4. Angemessene Betriebsausgaben

Die Kosten müssen zur behaupteten Geschäftstätigkeit passen. Eine Malta-Holding mit Millionen-Umsatz, aber nur 5.000 Euro Jahreskosten wirkt unglaubwürdig.

Laufende Compliance-Pflichten: Dranbleiben ist alles

Eine Malta-Struktur aufzusetzen ist eine Sache – sie compliant zu betreiben eine andere. Die laufenden Pflichten sind umfangreich und ändern sich regelmäßig.

Jährliche Reporting-Zyklen

Der maltesische Compliance-Kalender ist straff getaktet. Hier die wichtigsten Termine:

1. 31. Januar: Provisional Tax Return (Vorauszahlung für laufendes Jahr)
2. 31. März: Annual Return bei der Malta Registry
3. 30. Juni: Audited Financial Statements
4. 30. September: Final Tax Return für Vorjahr
5. 31. Dezember: CRS-Meldungen an maltesische Steuerbehörden

Verspätungen kosten nicht nur Geld (Strafen ab 100 Euro pro Woche), sondern auch Glaubwürdigkeit bei internationalen Behörden.

Substanz-Monitoring: Vierteljährliche Checks

Ich empfehle meinen Klienten vierteljährliche „Substanz-Checks“. Dabei prüfen wir:

• Sind alle Malta-Mitarbeiter noch aktiv tätig?
• Finden Board Meetings in angemessener Frequenz statt?
• Entsprechen die Ausgaben der Geschäftstätigkeit?
• Werden wichtige Entscheidungen in Malta dokumentiert?

Klingt pedantisch? Mag sein. Aber diese Checks haben schon mehrere meiner Kontakte vor kostspieligen Compliance-Problemen bewahrt.

Transfer Pricing Dokumentation

Wenn deine Malta-Struktur mit verbundenen Unternehmen Geschäfte macht, brauchst du Transfer Pricing Dokumentation. Das bedeutet:

• Master File: Überblick über die Unternehmensgruppe
• Local File: Spezifische Informationen zur maltesischen Gesellschaft
• Country-by-Country Reporting: Bei Gruppen über 750 Millionen Euro Umsatz

Die Dokumentation muss den „Arm’s Length Principle“ beweisen – also zeigen, dass Preise zwischen verbundenen Unternehmen marktüblich sind.

Die 7 häufigsten Dokumentationsfehler

Aus fünf Jahren Malta-Praxis kenne ich die typischen Stolperfallen. Diese Fehler sehe ich immer wieder – und sie sind alle vermeidbar:

1. Unvollständige Corporate Housekeeping

Der Fehler: Gesellschafterbeschlüsse werden mündlich gefasst, Protokolle nachträglich erstellt oder ganz vergessen.

Die Lösung: Jede wichtige Entscheidung sofort schriftlich fixieren. Vorlagen für Standard-Beschlüsse verwenden.

2. Schein-Substanz durch Nominee-Strukturen

Der Fehler: Ein maltesischer Nominee-Director betreut 50+ Gesellschaften und kann unmöglich echte Geschäftsführung leisten.

Die Lösung: Investiere in qualifizierte, dedizierte Geschäftsführung. Lieber 3.000 Euro mehr im Jahr als eine Steuerprüfung.

3. Fehlende Dokumentation der Entscheidungsfindung

Der Fehler: Wichtige Geschäftsentscheidungen werden in Deutschland oder Österreich getroffen, aber als Malta-Entscheidungen dargestellt.

Die Lösung: Echte Board Meetings in Malta abhalten oder glaubwürdige virtuelle Meetings mit maltesischen Teilnehmern.

4. Unrealistische Kostenstrukturen

Der Fehler: Eine Malta-Holding mit 5 Millionen Euro Dividenden-Einkünften, aber nur 10.000 Euro Jahreskosten.

Die Lösung: Angemessene Kosten für echte Geschäftstätigkeit budgetieren – auch wenn es die Steuerersparnis reduziert.

5. Vernachlässigung der Transfer Pricing Regeln

Der Fehler: Preise zwischen Malta-Gesellschaft und anderen Konzernteilen werden willkürlich festgelegt.

Die Lösung: Professionelle Transfer Pricing Studies erstellen lassen – kostet einmalig 5.000-15.000 Euro, spart aber bei Prüfungen Hunderttausende.

6. Unzureichende CRS-Compliance

Der Fehler: Maltesische Kontoinformationen werden nicht ordnungsgemäß in der Heimat deklariert.

Die Lösung: Vollständige Transparenz gegenüber Heimbehörden. Malta-Strukturen sind legal – man muss sie nur richtig anmelden.

7. Statische Dokumentation ohne Updates

Der Fehler: Compliance-Dokumentation wird einmal erstellt und dann nie aktualisiert.

Die Lösung: Jährliche Compliance-Reviews mit professioneller Beratung. Gesetze ändern sich – deine Dokumentation muss mithalten.

Praktische Compliance-Checkliste für Malta-Strukturen

Zeit für konkrete Handlungsschritte. Diese Checkliste basiert auf erfolgreichen Compliance-Prüfungen und hilft dir, nichts zu übersehen:

Einmalige Setup-Dokumentation

• □ Gründungsunterlagen vollständig und aktuell
• □ Tax Residency Certificate aus Malta beantragt
• □ Substance-Plan erstellt (Büro, Personal, Tätigkeiten)
• □ Transfer Pricing Policy entwickelt (bei Konzernstrukturen)
• □ Compliance-Kalender eingerichtet
• □ Professional Service Provider beauftragt (Steuerberater, Company Secretary)

Laufende Dokumentation (monatlich)

• □ Bank Statements archiviert und kategorisiert
• □ Invoices und Contracts zentral abgelegt
• □ Payroll Records für maltesische Mitarbeiter
• □ Board Meeting Minutes bei wichtigen Entscheidungen
• □ Email-Dokumentation wichtiger Geschäftsentscheidungen

Vierteljährliche Reviews

• □ Substanz-Check: Stimmen Ausgaben mit behaupteter Tätigkeit überein?
• □ Personnel Review: Sind alle Malta-Mitarbeiter aktiv tätig?
• □ Decision Making Review: Werden Entscheidungen in Malta getroffen?
• □ Transfer Pricing Check: Entsprechen Konzernverrechnungen Marktpreisen?

Jährliche Compliance-Aufgaben

• □ Annual Returns bei Malta Registry eingereicht
• □ Tax Returns vollständig und fristgerecht
• □ Audited Financial Statements erstellt
• □ CRS-Meldungen korrekt übermittelt
• □ Substance Documentation aktualisiert
• □ Home Country Tax Compliance mit Malta-Einkünften

Dokumenten-Aufbewahrung: Wer, Wie, Wie lange?

Zukunftsausblick: Was sich 2025+ ändern wird

Die Compliance-Landschaft entwickelt sich rasant weiter. Hier die wichtigsten Trends, die deine Malta-Struktur in den nächsten Jahren beeinflussen werden:

Pillar Two: Die globale Mindeststeuer kommt

Ab 2024 gilt für multinationale Konzerne mit über 750 Millionen Euro Umsatz eine globale Mindeststeuer von 15% (OECD Pillar Two). Was bedeutet das für Malta-Strukturen?

• Kleine und mittlere Unternehmen sind zunächst nicht betroffen
• Die effektive Steuerbelastung wird wichtiger als die nominale
• Substance-Anforderungen werden weiter verschärft

Digitale Reporting: Real-Time Compliance

Malta führt schrittweise digitale Steuersysteme ein. Bis 2026 werden alle Unternehmen über 100.000 Euro Umsatz zu Real-Time-Reporting verpflichtet. Das bedeutet:

• Quartalsweise statt jährliche Steuererklärungen
• Automatische Verknüpfung mit CRS-Systemen
• Höhere Transparenz, aber auch schnellere Compliance-Checks

ESG-Anforderungen: Nachhaltigkeit wird Pflicht

Environmental, Social and Governance (ESG) Kriterien werden auch für kleinere Malta-Strukturen relevant:

• Nachhaltigkeits-Reporting ab 2025 für Unternehmen über 10 Millionen Euro Bilanzsumme
• Green Finance Taxonomy beeinflusst Steuervorteile
• Social Impact Dokumentation wird erwartet

KI-gestützte Prüfungen: Algorithmen erkennen Muster

Finanzbehörden setzen zunehmend auf Künstliche Intelligenz für Compliance-Prüfungen. Was das für dich bedeutet:

• Anomalien in Dokumentation werden schneller erkannt
• Konsistenz wird wichtiger – Widersprüche fallen auf
• Proactive Compliance wird zum Wettbewerbsvorteil

Mein Rat? Bereite deine Malta-Struktur schon heute auf diese Entwicklungen vor. Wer jetzt in saubere Dokumentation investiert, spart später Zeit und Geld.

Der Schlüssel zu erfolgreicher Malta-Struktur-Compliance liegt nicht in perfekter Steueroptimierung, sondern in lückenloser, glaubwürdiger Dokumentation. Ja, es kostet Zeit und Geld – aber deutlich weniger als eine ausufernde Steuerprüfung.

Meine wichtigste Empfehlung nach fünf Jahren Malta-Erfahrung: Behandle deine Malta-Gesellschaft wie ein echtes Unternehmen, nicht wie eine Steuer-Konstruktion. Investiere in echte Substanz, dokumentiere alles sauber und bleibe transparent gegenüber den Behörden. So funktioniert Malta-Compliance 2025 – nicht perfekt steuerfrei, aber rechtsicher und langfristig stabil.

Was denkst du über diese Entwicklungen? Hast du bereits Erfahrungen mit Malta-Struktur-Compliance gemacht? Teil deine Gedanken in den Kommentaren – ich freue mich auf den Austausch.