Inhaltsverzeichnis
- Was bedeutet internationale Betriebsprüfung bei Malta-Firmen?
- Wann wird deine Malta-Firma geprüft? Die häufigsten Auslöser
- Internationale Betriebsprüfung Malta: Der typische Ablauf
- Steuerprüfung Malta vorbereiten: Deine Checkliste für den Ernstfall
- Die kritischen Prüfungsfelder: Wo Prüfer genau hinschauen
- Häufige Fehler bei Malta Betriebsprüfungen – und wie du sie vermeidest
- Nach der Prüfung: Wie du mit dem Ergebnis umgehst
- Häufig gestellte Fragen
Du hast deine Malta-Firma endlich am Laufen, genießt die 5%-Regelung und denkst, das Schlimmste liegt hinter dir? Dann lass mich dir eine kleine Realitätsprüfung servieren: Früher oder später klopft nicht nur das maltesische Finanzamt an, sondern möglicherweise auch dein Heimatland. Und wenn sie kommen, wollen sie Antworten – detaillierte, belegbare, wasserdichte Antworten.
Nach drei Jahren Malta-Erfahrung und unzähligen Gesprächen mit Unternehmern kann ich dir versichern: Eine internationale Betriebsprüfung ist wie ein Zahnarztbesuch – unangenehm, aber mit der richtigen Vorbereitung deutlich weniger schmerzhaft. Ich zeige dir heute, wie du dich optimal vorbereitest, welche Fallen lauern und warum eine gute Dokumentation dein bester Freund ist.
Was bedeutet internationale Betriebsprüfung bei Malta-Firmen?
Eine internationale Betriebsprüfung bei Malta-Firmen bedeutet schlicht: Nicht nur Malta schaut dir auf die Finger, sondern auch dein Herkunftsland. Die Malta Enterprise Corporation (MEC) und die Inland Revenue Department (IRD) prüfen deine maltesische Seite, während das deutsche Finanzamt, die österreichische Finanzverwaltung oder die Schweizer Steuerbehörden die grenzüberschreitenden Aspekte unter die Lupe nehmen.
Warum internationale Prüfungen zunehmen
Seit dem automatischen Informationsaustausch (AIA) zwischen EU-Ländern tauschen Finanzbehörden systematisch Daten aus. Was früher unter dem Radar flog, landet heute automatisch auf deutschen, österreichischen oder schweizerischen Schreibtischen. Grenzüberschreitende Steuerprüfungen haben in den letzten Jahren deutlich zugenommen.
Der Grund ist simpel: Malta-Strukturen stehen im Fokus. Die Kombination aus EU-Zugang, englischem Recht und attraktiven Steuerregelungen macht Malta für Unternehmer interessant – und für Finanzbehörden verdächtig.
Doppelte Buchführung, doppelte Prüfung
Bei einer internationalen Betriebsprüfung prüfen zwei Länder parallel:
- Malta: Substanz vor Ort, ordnungsgemäße Buchführung, Einhaltung der Malta-Regelungen
- Herkunftsland: Geschäftsleitung, wirtschaftlicher Bezug, Transferpreise, CFC-Regeln (Controlled Foreign Company – Hinzurechnungsbesteuerung)
- Koordination: Beide Behörden können Informationen austauschen und gemeinsam vorgehen
Das bedeutet für dich: Du musst nicht nur maltesische Standards erfüllen, sondern auch die Anforderungen deines Heimatlandes. Ein maltesischer Steuerberater allein reicht da nicht – du brauchst grenzüberschreitende Expertise.
Wann wird deine Malta-Firma geprüft? Die häufigsten Auslöser
Automatische Trigger im System
Bestimmte Konstellationen lösen fast automatisch eine Prüfung aus:
Auslöser | Wahrscheinlichkeit | Typischer Zeitpunkt |
---|---|---|
Umsatz über 500.000€ im ersten Jahr | Hoch | Jahr 2-3 |
Ausländische Gesellschafter mit >25% | Mittel | Jahr 3-5 |
Internationale Transaktionen >1 Mio€ | Sehr hoch | Jahr 1-2 |
Verluste in den ersten drei Jahren | Niedrig | Jahr 4-6 |
Meldungen durch Dritte
Häufiger als du denkst führen externe Meldungen zur Prüfung:
Geschäftspartner-Prüfungen: Wird dein deutscher Kunde geprüft und die Prüfer finden Zahlungen an deine Malta-Firma, landest du automatisch auf der Liste.
Whistleblower: Ex-Mitarbeiter, unzufriedene Geschäftspartner oder sogar Konkurrenten können Hinweise geben.
Zufallstreffer: Bei Bankdatenabgleichen oder anderen Ermittlungen stolpern Behörden über Malta-Verbindungen.
Die „Substanz-Falle“
Malta-Firmen ohne erkennbare Substanz stehen besonders im Fokus. Wenn deine Firma:
– Keine Angestellten in Malta hat
– Keine Büroräume nutzt
– Nur Briefkastenfunktion erfüllt
– Hauptgeschäftstätigkeit im Ausland abwickelt
…dann ist eine Prüfung praktisch unvermeidlich. Die EU-Kommission hat verschärfte Anti-Missbrauchsrichtlinien verabschiedet, die besonders „Briefkastenfirmen“ ins Visier nehmen.
Timing verstehen
Internationale Prüfungen folgen einem typischen Muster:
– Jahr 1-2: Aufbauphase, meist noch Ruhe
– Jahr 3-4: Erste kritische Phase, automatische Datenabgleiche greifen
– Jahr 5-7: Hauptrisikozeit, etablierte Strukturen werden hinterfragt
– Ab Jahr 8: Risiko sinkt, außer bei auffälligen Änderungen
Was bedeutet das für dich? Plane von Anfang an so, als würdest du ab Jahr drei geprüft. Dann bist du auf der sicheren Seite.
Internationale Betriebsprüfung Malta: Der typische Ablauf
Phase 1: Die Ankündigung (4-8 Wochen Vorlauf)
Die Prüfung beginnt meist mit einem harmlosen Brief. Malta’s IRD schreibt dir auf Englisch, dein Heimatfinanzamt auf Deutsch. Beide wollen „einige Unterlagen prüfen“ – ein Euphemismus für: „Wir nehmen dein Geschäftsmodell auseinander.“
Typische Formulierungen erkennen:
– „Routine compliance check“ = Standard-Prüfung
– „Transfer pricing review“ = Fokus auf Verrechnungspreise
– „Substance requirements verification“ = Substanz-Prüfung
– „CFC regulations assessment“ = Hinzurechnungsbesteuerung prüfen
Phase 2: Dokumentenanforderung (2-4 Wochen)
Jetzt wird es ernst. Beide Behörden fordern zeitgleich Unterlagen an:
- Malta-Seite: Lokale Buchführung, VAT-Returns, Angestelltenverträge, Mietverträge
- Heimatland: Geschäftsführungsnachweis, E-Mail-Verkehr, Reisebelege, Entscheidungsdokumentation
- Überschneidungen: Verträge, Rechnungen, Bankauszüge – hier wird es heikel
Pro-Tipp aus eigener Erfahrung: Bereite zwei separate Dokumentensets vor. Malta möchte sehen, dass du lokal aktiv bist. Dein Heimatland möchte verstehen, ob die echte Geschäftsleitung in Malta liegt.
Phase 3: Vor-Ort-Prüfung (1-3 Tage Malta, 2-5 Tage Heimat)
Hier trennt sich die Spreu vom Weizen. Maltesische Prüfer schauen sich dein Büro an, sprechen mit Mitarbeitern und prüfen die lokale Substanz. Gleichzeitig oder kurz danach besuchen Heimat-Prüfer deine deutschen/österreichischen/schweizerischen Räume.
Kritische Fragen in Malta:
– „Wo treffen Sie Geschäftsentscheidungen?“
– „Wer hat Zugriff auf das Bankkonto?“
– „Wie oft sind Sie physisch in Malta?“
– „Wer erstellt Ihre Angebote und Rechnungen?“
Kritische Fragen im Heimatland:
– „Von wo aus führen Sie tatsächlich das Unternehmen?“
– „Wo lagern wichtige Geschäftsunterlagen?“
– „Wo finden Kundengespräche statt?“
– „Wer trifft strategische Entscheidungen?“
Phase 4: Auswertung und Nachfragen (4-12 Wochen)
Beide Behörden werten parallel aus und tauschen Erkenntnisse aus. Du erhältst Nachfragen zu Unstimmigkeiten oder unklaren Punkten. Diese Phase entscheidet über Erfolg oder Misserfolg der Prüfung.
Phase 5: Prüfungsbericht und Entscheidung (8-16 Wochen)
Am Ende stehen zwei Berichte – einer aus Malta, einer aus dem Heimatland. Im besten Fall bestätigen beide deine Struktur. Im schlechtesten Fall fordern beide Nachzahlungen für dieselben Einkünfte (Doppelbesteuerung), die du dann über Verständigungsverfahren klären musst.
Steuerprüfung Malta vorbereiten: Deine Checkliste für den Ernstfall
Dokumentation der Malta-Substanz
Ohne echte Substanz in Malta ist jede Prüfung zum Scheitern verurteilt. Bereite diese Nachweise vor:
Substanz-Beweis | Minimum-Standard | Besser | Optimal |
---|---|---|---|
Büroräume | Gemietetes Büro | Eigene Ausstattung | Mehrjähriger Mietvertrag + Fotos |
Personal | 1 Teilzeit-Angestellter | 2+ qualifizierte Mitarbeiter | Lokales Management-Team |
Geschäftstätigkeit | Buchhaltung vor Ort | Operative Tätigkeiten | Vollständige Wertschöpfung |
Entscheidungen | Board-Meetings in Malta | Dokumentierte Beschlüsse | Protokolle + Anwesenheitslisten |
Die 90-Tage-Regel richtig umsetzen
Viele Malta-Unternehmer glauben, 90 Tage Anwesenheit pro Jahr reichen aus. Das ist ein gefährlicher Irrtum. Die 90-Tage-Regel bezieht sich nur auf die maltesische Steuerresidenz, nicht auf die Geschäftsleitung.
Richtige Dokumentation der Anwesenheit:
- Flugtickets und Boarding-Pässe sammeln
- Hotel-/Unterkunftsbelege aufbewahren
- Geschäftstermine in Malta dokumentieren
- Fotobeweise von Meetings und Bürotätigkeiten
- E-Mail-Timestamps aus Malta beweisen
Transferpreise dokumentieren
Wenn deine Malta-Firma mit verbundenen Unternehmen handelt, werden Transferpreise (Verrechnungspreise zwischen verbundenen Unternehmen) besonders kritisch geprüft. Bereite vor:
- Vergleichsanalysen: Preise für ähnliche Leistungen am freien Markt
- Funktionsanalyse: Welche Funktion erfüllt jedes Unternehmen?
- Risiko-Verteilung: Wer trägt welche Geschäftsrisiken?
- Dokumentation: Schriftliche Vereinbarungen über Verrechnungspreise
E-Mail-Management für Prüfungen
E-Mails sind die häufigste Stolperfalle bei internationalen Prüfungen. Prüfer analysieren genau, wo strategische Entscheidungen getroffen werden.
Do’s:
– Wichtige Geschäftsentscheidungen in Malta treffen und dokumentieren
– Malta-E-Mail-Adressen für offizielle Korrespondenz nutzen
– Entscheidungsprozesse schriftlich festhalten
– Regelmäßige Abstimmungen zwischen Malta und Heimat dokumentieren
Don’ts:
– Strategische Entscheidungen per E-Mail aus Deutschland/Österreich/Schweiz treffen
– Malta-Firma wie eine Briefkastenfirma behandeln
– Wichtige Verträge nur vom Heimatstandort aus verhandeln
– Bankvollmachten ausschließlich im Heimatland nutzen
Rechtliche Absicherung vorbereiten
Sorge rechtzeitig für qualifizierte rechtliche Beratung:
- Malta-Anwalt: Spezialist für maltesische Steuer- und Gesellschaftsrecht
- Heimat-Steuerberater: Experte für internationale Steuerstrukturen
- Koordination: Beide sollten sich kennen und abstimmen
- Notfall-Plan: Klare Ansprechpartner für Prüfungsfall definieren
Ein Malta-Steuerberater kostet dich etwa 150-300€ pro Stunde, ein internationaler Spezialist 250-500€. Das klingt viel, aber eine schlecht vorbereitete Prüfung kann Nachzahlungen im fünf- oder sechsstelligen Bereich bedeuten.
Die kritischen Prüfungsfelder: Wo Prüfer genau hinschauen
Geschäftsleitung und Management
Das wichtigste Prüfungsfeld überhaupt: Wo wird dein Unternehmen tatsächlich geleitet? Prüfer schauen auf:
Entscheidungsfindung:
– Wer trifft strategische Entscheidungen?
– Wo finden Board-Meetings statt?
– Wer hat Zeichnungsberechtigung?
– Von wo aus werden Verträge verhandelt?
Operative Führung:
– Wo arbeitet das Management täglich?
– Wer überwacht die Geschäftstätigkeit?
– Von wo aus erfolgt die Mitarbeiterführung?
– Wo lagern wichtige Geschäftsunterlagen?
Ein erfahrener Prüfer erkennt Scheinstrukturen schnell. Wenn dein „maltesischer CEO“ nie in Malta ist und alle wichtigen Entscheidungen per WhatsApp aus München trifft, ist die Prüfung gelaufen.
Substanz-Prüfung im Detail
Maltesische Prüfer werden immer kritischer bei der Substanz-Prüfung:
Prüfaspekt | Schwache Substanz | Starke Substanz |
---|---|---|
Büroräume | Shared Office, sporadische Nutzung | Eigenes Büro, tägliche Präsenz |
Personal | Extern beauftragte Services | Eigene, qualifizierte Angestellte |
Bankkonten | Nur ein Geschäftskonto | Mehrere lokale Bankverbindungen |
Geschäftstätigkeit | Reine Holding-Funktion | Aktive operative Tätigkeiten |
Lokale Kunden | Keine Malta-Kunden | Auch lokale Geschäftsbeziehungen |
CFC-Regeln und Hinzurechnungsbesteuerung
CFC-Regeln (Controlled Foreign Company Rules) sind der Alptraum vieler Malta-Unternehmer. Dein Heimatland kann Malta-Gewinne dir persönlich zurechnen, wenn:
- Du mehr als 50% der Malta-Firma kontrollierst
- Die Malta-Firma hauptsächlich passive Einkünfte erzielt
- Die Besteuerung in Malta wesentlich niedriger ist als zuhause
- Die Malta-Firma nicht substanziell tätig ist
Typische CFC-Fallen:
– Reine Lizenz-Verwaltung ohne echte Entwicklungsarbeit
– Holding-Strukturen ohne operative Tätigkeit
– Zinseinkünfte aus Gruppendarlehen
– Passive Beteiligungserträge
Verrechnungspreise unter der Lupe
Bei verbundenen Unternehmen prüfen Behörden intensiv die Angemessenheit der Verrechnungspreise:
Häufige Problemfelder:
– Managementgebühren zwischen Deutschland und Malta
– Lizenzzahlungen für geistiges Eigentum
– Zinssätze für Darlehen zwischen Konzernunternehmen
– Gewinnaufschläge bei Waren-/Dienstleistungsverkäufen
Fremdvergleichsgrundsatz: Alle Preise müssen so gestaltet sein, als würden fremde Dritte miteinander verhandeln. Zu niedrige Preise in Richtung Malta fallen genauso auf wie zu hohe.
VAT und Umsatzsteuer-Problematik
Besonders komplex wird es bei der Mehrwertsteuer. Malta-Firmen müssen oft sowohl maltesische VAT als auch deutsche/österreichische/schweizerische Umsatzsteuer beachten:
- Ort der Leistung: Wo wird die Leistung steuerlich erbracht?
- B2B vs. B2C: Unterschiedliche Regeln je nach Kundenstatus
- OSS-Verfahren: One-Stop-Shop für EU-weite B2C-Umsätze
- Reverse Charge: Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers
Ein maltesischer VAT-Experte kann dir hier goldwert sein. Umsatzsteuer-Nachzahlungen sind oft höher als Ertragssteuer-Nachforderungen.
Häufige Fehler bei Malta Betriebsprüfungen – und wie du sie vermeidest
Fehler #1: Unterschätzen der Substanz-Anforderungen
Typischer Fehler: „Ein Virtual Office und ein externer Buchhalter reichen doch aus.“
Realität: Die Substanz-Anforderungen sind gestiegen. Die EU-Anti-Steuervermeidungsrichtlinie (ATAD) fordert „ausreichende wirtschaftliche Substanz“ für steuerliche Anerkennung.
So vermeidest du den Fehler:
- Investiere in echte Büroräume – nicht nur einen Briefkasten
- Stelle qualifizierte Mitarbeiter in Malta ein
- Verlagere echte Geschäftstätigkeiten nach Malta
- Dokumentiere alle substanzschaffenden Maßnahmen
Fehler #2: Mangelhafte E-Mail-Hygiene
Typischer Fehler: Strategische Entscheidungen per E-Mail aus Deutschland treffen, aber behaupten, die Geschäftsleitung läge in Malta.
Warum das schiefgeht: Prüfer analysieren E-Mail-Verläufe systematisch. Wenn alle wichtigen Entscheidungen von deutschen IP-Adressen stammen, ist deine Malta-Struktur nicht glaubwürdig.
Richtige E-Mail-Strategie:
- Wichtige Geschäftsentscheidungen nur aus Malta treffen
- Malta-E-Mail-Adressen für offizielle Korrespondenz nutzen
- Regelmäßige „Malta-Wochen“ für strategische Planung
- Entscheidungsprozesse dokumentieren und begründen
Fehler #3: Transferpreis-Chaos
Typischer Fehler: Verrechnungspreise nach Bauchgefühl festlegen, ohne Marktvergleich oder Dokumentation.
Das Problem: Unangemessene Verrechnungspreise führen zu Gewinnkorrekturen und Nachzahlungen in beiden Ländern.
Professionelle Transferpreis-Dokumentation:
Leistungsart | Marktübliche Spanne | Dokumentation erforderlich |
---|---|---|
Management Fees | 3-8% vom Umsatz | Funktionsanalyse + Benchmarking |
Lizenzgebühren | 5-15% je nach Branche | IP-Bewertung + Vergleichsstudien |
Darlehenszinsen | 1-6% über Basiszins | Rating + Zinssatz-Vergleiche |
Cost-Plus-Aufschlag | 5-20% auf Kosten | Funktions- und Risikoanalyse |
Fehler #4: Unkoordinierte Beratung
Typischer Fehler: Maltesischer Steuerberater und deutscher Steuerberater kennen sich nicht und widersprechen sich in der Prüfung.
Warum das fatal ist: Widersprüchliche Aussagen deiner Berater wirken auf Prüfer wie ein Schuldgeständnis.
Koordinierte Beratungsstrategie:
- Beide Berater vor Prüfung zusammenbringen
- Gemeinsame Strategie entwickeln
- Abgestimmte Argumentation vorbereiten
- Regelmäßige Updates während der Prüfung
Fehler #5: Schlechte Dokumentation der Malta-Präsenz
Typischer Fehler: „Ich bin regelmäßig in Malta, kann das aber nicht beweisen.“
Das Problem: Ohne Belege glaubt dir kein Prüfer deine Malta-Aktivitäten.
Lückenlose Präsenz-Dokumentation:
- Alle Flugtickets und Boarding-Pässe sammeln
- Hotelrechnungen oder Mietbelege aufbewahren
- Geschäftstermine in Malta dokumentieren
- Fotos von Malta-Meetings machen
- Restaurantbelege aus Malta sammeln
- Handy-Standortdaten sichern
Fehler #6: Zu späte Rechtsberatung
Typischer Fehler: Erst bei Prüfungsankündigung einen Anwalt suchen.
Warum das zu spät ist: In der Prüfung kannst du nur noch reagieren, nicht mehr präventiv strukturieren.
Proaktive Rechtsberatung:
– Jährliche Struktur-Reviews mit Steuerberatern
– Regelmäßige Updates zu Gesetzesänderungen
– Präventive Optimierung vor Problemen
– Notfall-Pläne für verschiedene Prüfungsszenarien
Was bedeutet das für dich? Plane deine Malta-Struktur von Anfang an so, als würdest du nächstes Jahr geprüft. Dann schläfst du ruhiger und bist im Ernstfall bestens vorbereitet.
Nach der Prüfung: Wie du mit dem Ergebnis umgehst
Positive Prüfungsergebnisse richtig nutzen
Falls beide Behörden deine Struktur anerkennen – Glückwunsch! Aber ruhe dich nicht auf dem Erfolg aus:
Dokumentation des Erfolgs:
- Prüfungsberichte sicher aufbewahren
- Erfolgreiche Argumentationen für künftige Prüfungen nutzen
- Struktur-Standards beibehalten oder verbessern
- Regelmäßige Updates der Dokumentation
Ein positiver Prüfungsbericht ist wie ein Gütesiegel – er schützt dich bei zukünftigen Prüfungen erheblich.
Umgang mit Nachforderungen
Sollten Nachzahlungen gefordert werden, bewahre Ruhe und handle strukturiert:
Sofortmaßnahmen bei Nachforderungen
- Prüfungsbericht analysieren: Welche Punkte werden bemängelt?
- Widerspruchsmöglichkeiten prüfen: Sind die Vorwürfe berechtigt?
- Steuerliche Beratung intensivieren: Jetzt brauchst du Profis
- Liquidität sichern: Nachzahlungen können hoch ausfallen
Doppelbesteuerung vermeiden
Das Worst-Case-Szenario: Beide Länder fordern Steuern auf dieselben Einkünfte. Hier greifen Doppelbesteuerungsabkommen (DBA):
Verfahren | Dauer | Erfolgsaussicht | Kosten |
---|---|---|---|
Verständigungsverfahren | 12-36 Monate | Hoch bei klarer Rechtslage | 10.000-50.000€ |
Schiedsverfahren | 6-18 Monate | Sehr hoch | 25.000-100.000€ |
Einspruch/Klage national | 6-24 Monate | Mittel | 5.000-25.000€ |
Strukturoptimierung nach Prüfung
Nutze Prüfungsergebnisse für die Zukunft:
Bei erfolgreicher Prüfung:
– Erfolgsmodell replizieren
– Dokumentation als Standard etablieren
– Substanz weiter ausbauen
– Compliance-Prozesse verfeinern
Bei teilweise erfolgreicher Prüfung:
– Kritisierte Punkte nachbessern
– Struktur punktuell anpassen
– Verstärkte Beratung in Problemfeldern
– Präventive Maßnahmen für Zukunft
Bei gescheiterter Prüfung:
– Struktur grundlegend überdenken
– Alternative Modelle prüfen
– Exit-Strategien entwickeln
– Schadensbegrenzung betreiben
Rechtsmittel strategisch einsetzen
Nicht jeder Widerspruch ist sinnvoll. Prüfe genau:
Widerspruch lohnt sich, wenn:
– Rechtliche Fehler im Prüfungsbericht vorliegen
– Neue Belege die Position stärken
– Verfahrensfehler aufgetreten sind
– Die Nachzahlung unverhältnismäßig hoch ist
Widerspruch ist riskant, wenn:
– Die Rechtslage eindeutig gegen dich spricht
– Zusätzliche Prüfungsfelder eröffnet werden könnten
– Die Kosten das Ergebnis übersteigen
– Zeitverzögerung mehr schadet als nutzt
Ein erfahrener Steueranwalt kann hier die entscheidende Einschätzung liefern.
Langfristige Compliance-Strategie
Nach jeder Prüfung solltest du deine Compliance-Strategie überdenken:
- Monitoring verschärfen: Regelmäßige interne „Mini-Prüfungen“
- Beratung intensivieren: Quartalsweise Updates mit Steuerberatern
- Dokumentation professionalisieren: Systemische Erfassung aller relevanten Daten
- Team schulen: Mitarbeiter für Compliance-Aspekte sensibilisieren
Was bedeutet das für dich? Eine Prüfung ist nicht das Ende der Welt, sondern eine Chance zur Verbesserung. Mit der richtigen Strategie kommst du gestärkt aus der Prüfung heraus.
Häufig gestellte Fragen zur internationalen Betriebsprüfung in Malta
Wie lange dauert eine internationale Betriebsprüfung bei Malta-Firmen?
Eine internationale Betriebsprüfung dauert typischerweise 6-12 Monate vom ersten Ankündigungsschreiben bis zum finalen Bescheid. Komplexe Fälle oder Widerspruchsverfahren können sich auf 18-24 Monate ausweiten. Die maltesische Seite ist meist schneller (3-6 Monate), während deutsche oder österreichische Prüfungen länger dauern.
Kann ich während einer laufenden Prüfung noch Strukturänderungen vornehmen?
Grundsätzlich ja, aber Vorsicht: Strukturänderungen während laufender Prüfungen wirken oft wie ein Schuldgeständnis und können zusätzliche Prüfungsfelder eröffnen. Kleinere Optimierungen (bessere Dokumentation, verstärkte Malta-Präsenz) sind meist unproblematisch, grundlegende Änderungen solltest du mit deinem Steuerberater abstimmen.
Was kostet eine professionelle Begleitung durch eine internationale Betriebsprüfung?
Rechne mit 15.000-50.000€ für eine vollständige Prüfungsbegleitung. Malta-Steuerberater kosten 150-300€/Stunde, internationale Spezialisten 250-500€/Stunde. Die Investition lohnt sich fast immer – unbegleitete Prüfungen führen häufig zu Nachzahlungen im fünf- oder sechsstelligen Bereich.
Muss ich als Geschäftsführer persönlich bei der Prüfung in Malta anwesend sein?
Eine persönliche Anwesenheit ist nicht zwingend vorgeschrieben, aber dringend empfohlen. Prüfer bewerten deine Kooperationsbereitschaft und dein Engagement für die Malta-Struktur. Eine Abwesenheit ohne triftigen Grund kann negativ ausgelegt werden. Falls du nicht kommen kannst, sorge für eine kompetente Vertretung vor Ort.
Welche Unterlagen werden am häufigsten bei Malta-Prüfungen gefordert?
Standardmäßig werden gefordert: Komplette Buchführung der letzten 3-5 Jahre, alle Gesellschafterbeschlüsse und Board-Meeting-Protokolle, Arbeitsverträge maltesischer Mitarbeiter, Miet-/Kaufverträge für Büroräume, Bank-Vollmachten und Zeichnungsberechtigungen, E-Mail-Verkehr zu wichtigen Geschäftsentscheidungen, Reisebelege und Anwesenheitsnachweise, Verträge mit verbundenen Unternehmen und Transferpreis-Dokumentation.
Können deutsche und maltesische Prüfer gemeinsam vor Ort prüfen?
Ja, koordinierte Prüfungen kommen immer häufiger vor. Dabei tauschen sich die Prüfungsteams aus beiden Ländern aus und können zeitgleich oder kurz nacheinander prüfen. Diese „Joint Audits“ sind besonders gründlich, bieten aber auch den Vorteil, dass Widersprüche zwischen den Behörden schneller geklärt werden können.
Was passiert, wenn ich die 90-Tage-Regel nicht eingehalten habe?
Die 90-Tage-Regel betrifft nur deine persönliche maltesische Steuerresidenz, nicht die Geschäftsleitung deiner Firma. Allerdings ist eine regelmäßige Malta-Präsenz wichtig für die Glaubwürdigkeit deiner Struktur. Weniger als 30 Tage pro Jahr in Malta werden kritisch hinterfragt. Wichtiger als die reine Anwesenheitszeit ist, wann du in Malta bist – strategische Entscheidungen sollten dort getroffen werden.
Kann ich gegen negative Prüfungsergebnisse vorgehen?
Ja, du hast verschiedene Rechtsmittel: Einspruch gegen den Steuerbescheid (meist 4 Wochen Frist), Klage vor dem Finanzgericht (nach erfolglosem Einspruch), Verständigungsverfahren bei Doppelbesteuerung (keine Frist), EU-Schiedsverfahren bei grenzüberschreitenden Streitigkeiten. Die Erfolgsaussichten hängen stark vom Einzelfall ab – eine qualifizierte Rechtsberatung ist unerlässlich.
Sollte ich vorbeugend eine Betriebsprüfung beantragen?
Das ist möglich, aber meist nicht ratsam. Freiwillige Prüfungen („Voluntary Disclosure“) können sinnvoll sein, wenn du selbst Fehler entdeckt hast und diese korrigieren möchtest. Ansonsten gilt: Keine schlafenden Hunde wecken. Besser ist eine regelmäßige interne Compliance-Prüfung durch deinen Steuerberater.
Wie erkenne ich seriöse Beratung für Malta-Strukturen?
Seriöse Berater erkennt du an: Langjähriger Erfahrung mit Malta-Strukturen (mind. 5 Jahre), Kooperationen zwischen Malta- und Heimat-Beratern, Realistischen Einschätzungen statt Heilsversprechen, Transparenten Kostenstrukturen, Referenzen von erfolgreich begleiteten Prüfungen. Vorsicht vor Beratern, die „100% sichere“ Strukturen versprechen oder die Substanz-Anforderungen herunterspielen.